La vie de l’association, dans une seule appli
Adhérents, cotisations, annonces, événements, agenda, documents et trésorerie : tout le bureau travaille au même endroit, et chaque adhérent reçoit sa page personnelle, sans compte à créer.
Essayer gratuitement pendant 60 jours
Sans carte bancaire. Ensuite, 49 € par an pour l’association, tout le bureau compris.
Le fichier des adhérents, enfin à jour
Une fiche par adhérent, rangée par saison, aux dates de votre choix. Une recherche qui ne bute pas sur les accents, et des filtres pour retrouver la saison en cours, les anciens ou ceux qui n’ont pas encore réglé.
Votre tableau existant s’importe en une fois (fichier CSV, jusqu’à 2 000 lignes) : l’appli montre d’abord ce qu’elle a compris, les erreurs et les doublons, puis n’ajoute que les lignes nouvelles. Rien n’est jamais écrasé.
Les mineurs sont rattachés à leur responsable légal, qui reçoit leurs messages. Une fiche supprimée par erreur se restaure depuis la corbeille.
Et la liste s’exporte quand vous voulez, dans un fichier qui s’ouvre dans un tableur.
Les cotisations, sans le cahier
Vos tarifs de la saison (« Adulte », « Jeune », « Famille »…), et pour chaque adhérent ce qu’il doit et ce qu’il a versé : en espèces, par chèque, virement, carte ou HelloAsso, en une ou plusieurs fois. Un versement n’est jamais effacé : il est annulé ou remboursé, et l’on sait par qui.
En un geste, un e-mail de relance part à ceux qui n’ont pas encore réglé.
Si votre association encaisse en ligne (votre page HelloAsso, par exemple), indiquez son lien : chaque adhérent le retrouve sur sa page. L’argent va directement à l’association : Mon Association n’encaisse et ne déplace aucun argent.
Les événements, avec liste d’attente
Une sortie, un stage, un repas : le nombre de places, la date limite d’inscription et le prix. Les adhérents s’inscrivent depuis leur page, ou le bureau les inscrit.
Quand c’est complet, la liste d’attente prend le relais : si une place se libère, la première personne en attente est inscrite d’office et prévenue par e-mail. Deux inscriptions au même instant ne dépassent jamais la jauge.
Le bureau note qui a payé, et le paiement passe tout seul en trésorerie. Un événement annulé prévient les inscrits et la liste d’attente.
Les annonces, à tous ou à quelques-uns
Écrivez une fois, l’appli l’envoie à tous les inscrits d’une saison ou aux seules fiches cochées : un e-mail par personne, sans jamais montrer les adresses des autres. Avant l’envoi, vous voyez exactement à qui il partira.
Chaque adhérent peut se désinscrire en un clic. Le mot du bureau, épinglé, s’affiche sur le tableau de bord et sur la page de chaque adhérent.
Une page pour chaque adhérent, sans compte
Le bureau envoie à chaque adhérent un lien personnel, par e-mail ou par SMS. Pas d’appli à installer, pas de mot de passe : il ouvre sa page et retrouve le mot du bureau, les dernières annonces, les événements où s’inscrire, l’agenda des semaines à venir, sa cotisation et les documents qui lui sont destinés.
Il y règle aussi les e-mails qu’il veut recevoir, et ajoute l’agenda de l’association à celui de son téléphone. Il ne voit jamais la liste des autres adhérents : seulement, sur un créneau de bénévole qu’il tient, le prénom et l’initiale de ceux qui le tiennent avec lui.
L’agenda de l’association
Les entraînements, les réunions, les permanences : un rendez-vous ponctuel, chaque semaine ou une semaine sur deux, et une séance qui s’annule sans toucher aux autres. Chaque rendez-vous est visible du bureau seul ou de tous les adhérents, et les événements s’y ajoutent d’eux-mêmes.
Les documents, au même endroit
Les statuts, le règlement intérieur, les comptes rendus, l’assurance : en PDF ou en photo, jusqu’à 15 Mo chacun, chiffrés sur le serveur. Chacun est réservé au bureau ou partagé avec les adhérents.
Une trésorerie simple, pour le trésorier
La banque, la caisse, le livret : les recettes et les dépenses de chaque compte, par catégorie, avec la photo du justificatif. Les cotisations et les paiements d’événements s’y reportent d’eux-mêmes.
Le bilan de l’exercice se lit d’un coup d’œil, et tout part chez le comptable dans un seul fichier .zip : le journal, le bilan et les justificatifs. C’est un carnet tenu par le bureau, pas un logiciel de comptabilité.
Les bénévoles, créneau par créneau
La buvette de la fête, la permanence du samedi : chaque créneau a ses horaires, son lieu et le nombre de personnes qu’il faut. Les adhérents s’y inscrivent depuis leur page, et un e-mail leur rappelle leur créneau la veille au soir. Un bénévole peut se retirer seul jusqu’à 48 h avant ; le bureau reçoit alors un e-mail pour trouver un remplaçant.
L’assemblée générale, de la convocation au compte rendu
La convocation part par e-mail aux adhérents à jour de cotisation, ou à toute la saison, selon vos statuts. Le jour venu, le bureau pointe les présents sur son téléphone et suit le quorum en direct ; la feuille d’émargement s’imprime. Les procurations se donnent depuis la page de l’adhérent ou sur papier, et les voix se comptent dans la salle. Le compte rendu arrive prérempli ; une fois publié, chaque convoqué le lit sur sa page.
Et aussi
- Le bureau et ses accès : chaque membre est ajouté par son adresse e-mail, avec sa fonction et ce qu’il peut faire (administration, bureau ou lecture seule). La trésorerie n’est ouverte qu’à ceux que vous choisissez.
- Aucun mot de passe : on se connecte avec son adresse e-mail et un code à 6 chiffres reçu par e-mail.
- Plusieurs associations : une même personne passe de l’une à l’autre sans changer de compte.
- Un texte prêt à l’emploi pour informer vos adhérents de l’usage de leurs données, à reprendre sur votre bulletin d’adhésion.
Commencer en trois étapes
- Entrez votre adresse e-mail et le code reçu : votre compte est prêt.
- Créez votre association : son nom et votre fonction au bureau.
- Importez vos adhérents depuis votre tableau, puis ajoutez les autres membres du bureau par leur adresse e-mail.
Les données de vos adhérents restent les vôtres
- Aucune publicité, aucun profilage, aucune revente, aucun traceur.
- L’association reste responsable de son fichier ; nous agissons pour son compte, et le contrat de sous-traitance des données fait partie de nos conditions.
- Application hébergée en France (OVHcloud). Le paiement de l’abonnement passe par Stripe : aucun numéro de carte ne passe par nos serveurs.
- Téléchargez toutes les données de l’association quand vous le voulez, dans un fichier .zip. Une demande de suppression ferme l’accès aussitôt, et l’effacement définitif a lieu 30 jours plus tard.
- L’appli s’utilise dans le navigateur, sur téléphone, tablette ou ordinateur, et peut s’ajouter à l’écran d’accueil : pas de magasin d’applications.
Un seul prix pour l’association
60 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire.
Puis 49 € par an.
Tous les modules et tous les membres du bureau compris, jusqu’à 300 adhérents par saison. TVA non applicable, article 293 B du CGI.
S’abonner pendant l’essai ne vous fait perdre aucun jour : le premier prélèvement a lieu à la fin de l’essai. Résiliable à tout moment depuis l’appli (bouton « Résilier l’abonnement ») : l’accès reste complet jusqu’à la fin de la période payée.
Ensuite, vos données restent consultables 30 jours, et les pages des adhérents restent ouvertes ; puis l’appli se ferme pour l’association, mais les données restent conservées et téléchargeables jusqu’à la reprise de l’abonnement, ou jusqu’à leur suppression — à votre demande, ou si personne du bureau ne se connecte pendant 12 mois (les administrateurs sont prévenus par e-mail 30 jours avant).